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¿Debes de ir a una reunión aunque tengas otras prioridades?

Lunes, 17 de septiembre de 2018 | Roberto Crobus

Desde hace tiempo vengo colaborando con empresas en ayudar a sus managers a implantar adecuadamente metodologías ágiles de trabajo. Me encontré que la mayoría de mis clientes tienen implantadas metodologías Lean Manufactoring. Algunos incluso Lean Office. Con otros clientes he implantado yo mismo metodologías ágiles inspiradas en el modelo SCRUM, para ayudarles a ser más productivos.

 

En la gran mayoría de los casos uno de los dilemas que más frecuentemente me trasladan los equipos de trabajo es si han de asistir a todas las reuniones a las que se les convoque.

 

La respuesta a esta pregunta depende básicamente de dos factores:


-    Su rol en el equipo.


-    El valor que tiene para los intereses de la empresa (no para ellos), lo que ellos establezcan como prioridad que justifique su falta.


Para llegar a una conclusión, estos dos factores no pueden considerarse aisladamente, sino que han de combinarse entre sí.


1.    Si eres el responsable del equipo, has de valorar que lo que tú establezcas como prioritario, a lo mejor no lo es por parte de la corporación a la que perteneces. Tienes que combinar este elemento con el hecho de que puede que las personas que acudirán a la reunión tienen especial necesidad o interés en hablar contigo y consideran importante tu presencia para avanzar en determinados asuntos que, de no ser tratados en sede colectiva con tu presencia, podrían quedarse parados o derivar en errores. No olvides que debido a tu cargo de responsabilidad, no ir a una reunión puede ser interpretado como una forma de despreciar el trabajo o el esfuerzo de tus colaboradores: puede percibirse que no te interesan sus problemas y preocupaciones; o al menos que no te interesan tanto como las tuyas. Esta eventualidad puede justificarse en vía excepcional y con escasa frecuencia (una o dos veces de diez), pero si se convierte en una tendencia de mayor frecuencia, puede resultar altamente desmotivadora para tu equipo: los costes indirectos de no asistir pueden dispararse por esa  escasa motivación que generaría. Ante este escenario te puede ayudar hacerte la siguiente pregunta: ¿Los beneficios que saque mi organización de atender yo a mi prioridad, compensarán los costes de no asistir a esa reunión? Y ¿Los beneficios que saque mi organización de atender yo a esta prioridad, compensarán los costes acumulados de mis últimas tres faltas a reuniones?  Por ejemplo, si esa reunión coincide con otra en la que te reúnes con personas de mayor rango o nivel, este supuesto puede derivar en una falta justificada, debido a que la reunión con personas de mayor rango, implicará decisiones que tendrán un impacto económico de mayor importancia para la empresa.


Al contrario, si la tarea que tienes que atender consiste en una actividad de oficina (como puede ser redactar un informe urgente, planificar una actividad o preparar una propuesta de trabajo o un presupuesto a entregar) en caso alguno estas actividades justifican una falta a una reunión, salvada cualquiera de estas dos excepciones:


a.    Que la razón que motiva el no asistir a esa reunión sea un hecho, acontecimiento o tarea que no se podía prever o planificar con antelación, y cuya necesidad haya surgido durante la misma mañana o tarde de esa reunión.


b.    Que de la realización de esa tarea que motiva la falta a la reunión, dependa un plazo de vencimiento inmediato (esa misma tarde o esa misma mañana) cuya falta pueda suponer una pérdida económica directa.   
Dicho al contrario, cuando el motivo de la ausencia es previsible, has de asumir tu falta de previsión o planificación sin tener que perjudicar a las personas que asistirán a esa reunión.


2.    Si eres empleado o simple miembro de un equipo, tienes que considerar que no debería haber, a nivel profesional, ningún asunto que sea más importante que asistir a una reunión a la que se te haya convocado. No obstante, puede que a ti no te interese esa reunión y consideres que no cambiará en positivo el hecho de asistir. Pero puede que haya personas que necesitan de la información de la que dispones para hacer su parte o tomar decisiones. No olvides que tu trabajo, cuando lo realizas para una corporación, no es propiedad tuya y no tiene el fin último de generar satisfacción para tu persona: supone más bien una pequeña (o gran) parte de contribución a un fin colectivo que confluye en la satisfacción de necesidades del mercado. Ten en consideración que en este caso, lo que justifica una falta de asistencia solo puede ser algún asunto personal de particular incumbencia.  En todo caso, de acuerdo con las normas psicológicas que los humanos seguimos para generar y mantener la confianza, esto no te exime de la responsabilidad de comunicar y argumentar a quien corresponda, la importancia del asunto que te lleva a no acudir, para que comprenda lo importante que es.  


¿Y si quien te cita a la reunión no es tu superior, sino otro superior u otros compañeros? ¿Es más lícito declinar?


Esta eventualidad es cada vez más frecuente, sobre todo en los entornos Lean, y en las organizaciones planas con las que trabajo y colaboro. En estos entornos los criterios no cambian. Si alguien ha considerado que es oportuno que participes a esa reunión, puede que se equivoque, pero equivocarse no es la norma. Lo más probable es que te necesite.


El mayor problema de esta eventualidad es que asistir a esa reunión puede suponer una incompatibilidad con la realización de otras tareas que a lo mejor te encargó tu jefe directo:


¿Cómo decir que no a un jefe directo para atender lo que piden otros jefes?


Este es un pensamiento muy recurrente en las personas que se ven envueltas en estos dilemas. Si se está trabajando en un entorno Lean, no hay porque preocuparse porque los sistemas de reuniones así como quien ha de asistir, se suelen establecer en la arquitectura de los procedimientos que se diseñan: en esos casos, lo más probable es que antes de convocarte, se valoró la importancia de tu presencia, y se te avisó de que formarías parte de ese sistema de reuniones.


Pero si la asistencia si todo ese procedimiento no existe, es importante primero preguntar a quién te convoca para conocer el motivo y las razones por la que se pide tu asistencia.  Posteriormente es importante consensuar con el propio jefe la oportunidad de esa asistencia y que sea tu superior quien eventualmente debata con los promotores de esa iniciativa para finalmente consensuar la decisión de si debes o no asistir.


Si no somos los máximos cargos jerárquicos que convocan o han de asistir a la reunión, se aconseja no actuar nunca de motu proprio, y ejecutar lo que los superiores establezcan, poniendo en sus manos la responsabilidad de establecer cuál es la prioridad que hemos de atender.


@robcrobu

 

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