La situación de crisis actual hace más necesario que nunca realizar un exhaustivo control de los costes de la empresa. Sólo con un perfecto conocimiento de ellos será como se pueda abordar de manera efectiva la reducción de los mismos para mejorar el margen operativo.

Para ello resulta fundamental llevar a cabo un cambio de mentalidad y romper paradigmas que pueden hacer que sigamos anclados en el pasado. El entorno ha cambiado y si la empresa no cambia rápido, puede que no pueda hacerlo en el futuro.
Las empresas cuentan con ciertos costes que no son percibidos como tal (costes de personal propio, especialmente), mientras que otros (inversión en equipos o sistemas informáticos) se ven como un coste desmesurado.

Si se compara el coste de una implantación de Cuadro de Mandos con el de personal necesario para obtener la misma información se tiene un ROI de muy pocos meses, con la diferencia de que el Cuadro de Mandos proporciona la información en tiempo real y la que prepara el personal propio tarda unos días.

Muchas empresas calculan sus costes según los datos contables que se van generando y no deja de ser cierto que los datos de contabilidad son exactos, pero no es menos cierto que no son datos precisos.

Es fácil sumar todos los costes de la empresa, dividirlos por los kilos vendidos y calcular el coste por kilo. El problema es que se obtienen datos medios. Si el coste medio es más bajo que el precio medio de venta, la empresa debe ganar dinero.

En los tiempos actuales la rentabilidad hay que medirla venta a venta, ya que la concentración en la demanda ajusta mucho los precios de venta, por lo que 1 céntimo de € arriba o abajo puede suponer vender el producto o no venderlo, ganar ese céntimo o perderlo. Y si esos márgenes insignificantes se multiplican por millones de kilos al final suponen la viabilidad (o no) de la empresa. La empresa debe tener mejores herramientas que la competencia para estar en ventaja a la hora de negociar con los clientes.

Dicho esto, toca ofrecer una solución que pasa por tratar de tener más precisión y rapidez en los datos. Para evitar esta situación que describimos la mejor herramienta a utilizar es el Cuadro de Mandos, pues proporciona la información de manera más ágil y precisa, permitiendo saber en qué se gana y en qué se pierde. Junto a ello, hace posible también analizar los costes venta a venta y producto a producto, dando una visión precisa y exacta.

La información debe estar a disposición de la empresa y no de los individuos: una empresa en la que cada persona controla una parte de la información y sólo él sabe cómo manejarla y obtenerla es un peligro para la empresa, bien porque pueda causar distorsión en la información, bien porque esa persona cambie de puesto. Con un Cuadro de Mandos se consigue que la información esté en un lugar único a disposición de todo el mundo y con una forma muy clara y definida de acceso y calculo de la misma.

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