¿Es la factura electrónica ya una realidad? Las Administraciones Públicas, en virtud de la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, deberían recibir a partir del 15 de Enero de 2015 exclusivamente facturas electrónicas para cualquier suministro, bien o servicio realizado a cualquier Administración.

Las empresas y profesionales que nos dedicamos a solucionar esta problemática a nuestros clientes llevamos meses recogiendo todo tipo de inquietudes, desde la incredulidad sobre el cumplimiento de plazos, pasando por la impotencia generada por las Administraciones que no suministran los códigos DIR3 obligatorios (aunque parezca increíble a fecha de hoy muchas Administraciones no han suministrado los códigos y por tanto no se les puede facturar electrónicamente) y llegando al desconcierto general.

Capítulo aparte supone la problemática de realizar la integración técnica con FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.  Parece un sano ejercicio reflexionar acerca de si la empresa que opera los servicios tecnológicos de FACe, que además vende servicios de factura electrónica a empresas tecnológicas para integrarse con dicho Portal, no está en una posición diferente al resto de empresas que tienen pendiente recibir su homologación. La realidad es que muy pocas empresas y organismos aparecían hace una semana con la homologación para una presentación automática de las facturas emitidas al FACe.

Si bien la problemática de emitir factura electrónica no es especialmente compleja ya que casi todas las facturas se emiten ya en formato electrónico y después se imprimen o se envían como adjuntos a correos electrónicos, utilizar los formatos xml descritos en el formato factura-e v.3.2 (requisito obligatorio para las Administraciones Públicas Españolas) y proceder a su firma electrónica mediante certificados digitales reconocidos añade un primer nivel de complejidad técnica al proceso.

Pero es la gestión administrativa la que multiplica exponencialmente esta problemática, ya que no solamente se debe generar el formato factura-e (con algunas peculiaridades según las diferentes Administraciones a las que se dirigen las facturas, como el formato ge-factura de la Comunidad Valenciana, sino que además, los proveedores de las administraciones tenemos que presentar las facturas en múltiples portales en lugar de presentarlos en un Portal Único, lo que complica enormemente la gestión.

Si nuestra organización es pequeña (en capacidad de inversión) o con un reducido número de facturas a emitir a las Administraciones Públicas tenemos varias opciones, una de ellas consiste en acceder al Portal de cada Administración con la que trabajamos (la Administración General del Estado dispone de un único Portal denominado FACe, al que además se han adherido muchas otras Administraciones) y subir nuestras facturas en formato Factura-e y firmadas, en el caso concreto de FACe también disponemos de una aplicación de escritorio  que podemos descargar e instalar en nuestros sistemas y generar y presentar con ella las facturas. El caso se complica si disponemos de un ERP y queremos mantener la información y formatos de todas nuestras facturas en nuestros sistemas.

Si se trata de una empresa que dispone de su propio ERP, posiblemente disponga de un desarrollo que le permita generar el formato factura-e, pero adicionalmente necesitará de una plataforma que reciba las facturas emitidas y se encargue de presentarlas, confirmar que se han recibido, consultar el estado diariamente y que esté integrada con los Portales de todas las administraciones con las que trabaja. También se debe tener en cuenta que las empresas privadas de tamaño medio y grande están aprovechando los beneficios de la factura electrónica integrando sus propios portales de recepción de factura electrónica para sus proveedores por lo que en el futuro más clientes solicitarán factura electrónica.

En este escenario, el apoyo tecnológico externo es crucial para cumplir con plazos y obligaciones y disponer de una Plataforma de Emisión de Factura Electrónica debe permitir, en primer lugar satisfacer la obligación de emisión de factura electrónica a las Administraciones Públicas, y en segundo lugar homogeneizar la emisión de Factura Electrónica a cualquier tipo de cliente e incluso la recepción de Factura Electrónica de nuestros acreedores y proveedores.

En este planteamiento, plataformas como la generada por Firma-e, aportan una solución sencilla y a la vez completa que permite emitir y presentar facturas electrónicas a las Administraciones Públicas, desde el punto de vista tecnológico, la plataforma seleccionada cumple con todos los requisitos establecidos por FACe, factura-e y otros portales de Administraciones Públicas y empresas privadas mediante un sencillo sistema de integración y una gestión de pago por uso.