Es difícil predecir el futuro y saber exactamente qué es lo que va a suceder de aquí a unos años. No obstante, algo que sí es posible y, de hecho, muy común es la predicción de las posibles tendencias de los mercados en base a los datos y la evolución de los negocios y las tecnologías.

 

Son justamente los avances tecnológicos aquellos que más han influido en la manera en que los negocios se han desarrollado estos últimos años. El desarrollo de nuevas herramientas específicas para empresas y negocios ha sido lo que ha marcado el camino hacia donde se han dirigido los mercado y no parece que esto vaya a cambiar.

 

De hecho, todo apunta hacia un futuro cada vez más en línea. Los negocios tradicionales que aún no se hayan digitalizado, deberán decidir si continuar de manera híbrida o pasarse definitivamente el negocio online.

 

Hemos recopilado una serie de herramientas que ayudarán a tu negocio a adaptarse a los tiempos que corren y estar preparado para aquellos que vendrán. El futuro es online y tu negocio debe digitalizarse de forma imperativa y estas herramientas te serán de gran ayuda.

 

5 herramientas y costumbres para digitalizar al 100% y modernizar tu negocio

 

       1. OCR

 

El futuro es digital y esto implica el abandono de los soportes físicos y analógicos que se han utilizado hasta ahora.

 

Cuando hablamos de soportes físicos podemos referirnos tanto a dispositivos y prácticas como a archivos en formatos que no son digitales. 

 

Este tipo de documentos además de obligarnos a disponer de espacio físico para ordenarlos, son difíciles de archivar y catalogar ―y, por consiguiente, también de localizar.

 

El uso de un OCR nos ayudará a digitalizar y transformar en archivos completamente digitales todos aquellos documentos que aún tengamos en formato papel.

 

Se trata de una tecnología que analiza y reconoce los caracteres de un archivo de imágen. y los vuelca en un nuevo documento completamente digital, como si de cualquier documento recién creado se tratase.

 

Esta tecnología, no obstante, sirve para mucho más que simplemente digitalizar documentos. Aprovechando que es capaz de reconocer los distintos caracteres, puede utilizarse la tecnología OCR para la verificación de la identidad.

 

A través de una simple foto, el programa reconoce el tipo de documento y donde se encuentran los datos relevantes. De esta forma, los extrae, procesa y comprueba con la base de datos que tengamos.

 

Esto es solo la punta del iceberg de lo que un programa con tecnología OCR puede aportar a tu negocio. Una muy buena puerta de entrada al futuro de la digitalización total.

 

       2. Facturación digital

 

Algo que no puede faltar en todo negocio es la facturación. Es necesario vender o, mínimamente, cobrar por los servicios que ofrece nuestro negocio para tener ingresos y conseguir sobrevivir.

 

Sin embargo, el proceso de la facturación puede ser tedioso, lento y ocuparnos más tiempo del deseado, sobre todo en caso de realizarlo de manera manual.

 

Utilizar un programa de facturación como Holded u otro que encontremos en el mercado puede, por un lado, simplificar mucho el día a día a la vez que nos ayuda en el proceso de digitalización total del negocio.

 

Estos programas se encargan de controlar la facturación de manera sencilla, rápida y automática. No solo la contabilización de facturas recibidas, también engloban la creación de facturas para emitir, con asistentes para calcular impuestos, deducciones y no olvidarnos de nada.

 

En pocos segundos, podremos crear la factura que deseemos, enviarla y contabilizarla sin tener que salir del mismo programa. Un ahorro de tiempo, gestiones y papel considerable, ya que no es más necesario imprimirla.

 

Si combinamos el uso de estos programas con la herramientas OCR mencionadas anteriormente, podremos definitivamente decir adiós a los formatos físicos y tener una contabilidad 100% organizada y digital.

 

       3. Gestión de clientes

 

A la par con la digitalización y automatización de los procesos, la gran tendencia de los negocios y del mercado en general es aquella de considerar a los clientes como el centro de todo el proceso comercial.

 

Son ellos los principales protagonistas: quienes realizan las compras, adquieren nuestros productos y servicios y mantienen vivo al negocio.

 

Por eso mismo, debemos prestarles la atención que se merecen y cuidar tanto a los nuevos clientes como a aquellos adquiridos anteriormente.

 

La mejor manera de poder brindar el servicio con calidad que nos asegure el éxito, es manteniendo el orden y toda la información relacionada a cada cliente organizada y al alcance de la mano.

 

El uso de programas CRM nos permite justamente esto: poder tener un registro con toda la información recopilada a través de todos los canales de cada cliente. Información útil como sus gustos, costumbres, historial de pedidos e incidencias, datos de contacto e información personal a pocos clics de distancia. 

 

De esta forma, sea cual sea el canal por el que nos contacten, tendremos a disposición estos datos y podremos brindar una atención impecable y tener a los clientes satisfechos.

Además, toda esta información puede utilizarse desde un punto de vista más macro. El conjunto de estos datos pueden ayudarnos a ver y crear un perfil de cliente o buyer persona, y así tomar decisiones enfocadas al marketing y crecimiento del negocio.

 

El uso de CRM es un buen ejemplo de cómo la tecnología nos puede ayudar a tener una mejor organización y, si bien utilizada, a la vez a hacer crecer nuestro negocio.

 

 

        4. Organización de tareas

 

Hemos visto hasta ahora distintas herramientas que nos ayudaban de manera digital a mantener el orden de las facturas e información de clientes en nuestro negocio.

 

Si bien es importante el orden, esto no siempre afecta directamente a los procesos y a la productividad del negocio.

 

Evidentemente, el uso de herramientas digitales simplifica las tareas y nos permite tener la información al alcance de la mano, de manera más cómoda y rápida, pero a veces no es suficiente.

 

Tener un negocio implica miles de tareas diarias distintas que realizar, nuevos proyectos que nos ocupan gran parte del tiempo o citas y eventos comerciales a los que acudir.

 

La mejor manera de llevar adelante estas tareas sin perecer en el intento y, sobre todo, sin olvidarse ni dejar ningúna sin realizar es a través de gestores online de tareas.

Se trata de programas online que, a través del método kanban, nos permiten visualizar de manera sencilla y organizada todas las tareas pendientes a realizar.

 

Es el equivalente a los tableros físicos, pero de manera digital y más accesibles. Añadimos todas las tareas a realizar, junto con la información y documentación necesaria en un solo lugar. 

 

De esta manera podremos visualizar y organizar mejor la jornada, la semana o el mes. Al estar más organizado, todos los integrantes podrán cumplir con sus las obligaciones a tiempo y así aumentar directamente la productividad de nuestro negocio.

 

        5. La nube

 

La nube es una de las tecnologías que más han revolucionado el mercado en los últimos años. Se trata de una tecnología que nos permite acceder y utilizar servicios en cualquier momento y utilizando distintos dispositivos sin importar donde nos encontremos.

 

Su tecnología se basa en el uso de servidores online en los que se almacenan los datos como tal, pero también aplicaciones propiamente dichas que no necesitan ser instaladas, ya que funcionan completamente de forma online.

 

Esto nos aporta un nivel de libertad y ubicuidad total. Si anteriormente teníamos la información o los programas necesarios en el llamado “ordenador del trabajo” que usualmente se encontraba en la oficina, ahora podemos tenerlo todo desde cualquier lugar.

 

Esta tecnología ha sido una de las grandes impulsoras del trabajo remoto. Ya que nos permite trabajar de manera idéntica y con acceso a las mismas herramientas desde la comodidad de nuestras casas.

Gracias a la nube se está perdiendo la necesidad de tener una oficina o una sede física. Cada uno puede trabajar desde su casa o donde se encuentre sin necesidad de tener que movilizarse hacia un despacho o reunirse en una sala común.

 

Si quieres digitalizar completamente tu negocio, utilizar tanto softwares que funcionen en la nube, como servidores que te permiten almacenar tus documentos y archivos será lo que te facilitará el proceso de migración.

 

Conclusión

 

Siguiendo un poco lo mencionado en los puntos anteriores, hemos visto cómo digitalizar por completo un negocio no solo es factible, sino que contamos con herramientas suficientes como para poder realizarlo de manera sencilla.

 

La adaptación y el pase de un negocio tradicional y analógico a uno digital, no obstante, va más allá de la elección de herramientas. Aunque es una parte importante, es necesaria una planificación previa con pasos y plazos a cumplir.

 

No se trata de un proceso que se realiza de un día para otro, es necesario estudiar la situación actual y los procesos del negocio y ver cómo se pueden adaptar a los tiempos que corren y digitalizar total o parcialmente.

 

Cuanto más procesos y tareas podamos realizar de forma digital, más tiempo y esfuerzos ahorraremos y, como sabemos, el ahorro de tiempo es en última instancia también un ahorro de dinero. Por lo que no esperes más y empieza ya a digitalizar tu negocio, antes de que sea tarde y la obsolescencia empiece a golpear a tu puerta.