La nómina es una de las partes más importantes de la contabilidad de una empresa, ya que contiene la información necesaria para saber cuánto dinero está gastando la empresa en cada trabajador y otra información relevante.

Además, no presentar una nómina a tiempo, o presentarla de forma incorrecta, puede generar mucha frustración y enfado entre los trabajadores, que dependen de ella para recibir el salario que les corresponde.

Para entender mejor qué es una nómina, qué factores hay que tener en cuenta para elaborarla y cómo hacer una con todas las garantías legales, hemos creado esta guía práctica.

¿Qué es una nómina?

La nómina es un documento legal que elabora una empresa para indicar el salario bruto y neto que percibe cada trabajador de la empresa en un tiempo determinado y por norma general cada mes.

Este documento deben realizarlo todas las empresas y autónomos que cuenten con trabajadores a su cargo y debe cumplir con una serie de requisitos legales para evitar penalizaciones por parte de la administración correspondiente.

Además del salario que percibe el trabajador, en la nómina también aparece otra información adicional, como por ejemplo el importe destinado al pago de la Seguridad Social y al impuesto del IRPF.

En la actualidad, existe un programa de nóminas que te permite generar fácilmente las nóminas de una empresa a partir de los datos y las informaciones que incluyas en la herramienta.

¿Qué factores hay que tener en cuenta para elaborar una nómina?

Para poder calcular correctamente una nómina, es muy importante que la empresa conozca ciertos datos relacionados con la situación personal, familiar y laboral del trabajador, como por ejemplo:
 

• Situación personal y familiar: Conocer el estado civil y número de hijos del trabajador.
   
• Salario bruto anual: Es el salario total del trabajador antes de la aplicación de las deducciones.
   
• Tipo de contrato: indefinido, temporal, por obra o servicio, de aprendizaje, etc.
   
• Duración del contrato.
   
• Número de pagas: Por norma general son 12 pagas cada mes o 14 pagas con 2 pagas extra.
   
• Convenio colectivo aplicable: determina las condiciones salariales, beneficios y conceptos específicos de una determinada industria o sector.
   
• Grupo de cotización de la Seguridad Social: determina el importe de cotización mínimo y máximo de cada empleado.
   
• Periodo de baja laboral: tener en cuenta las bajas por maternidad, paternidad o enfermedad.
   
• Categoría profesional y antigüedad en la empresa: estos datos también deben conocerse para calcular la nómina.
   

Partes de una nómina paso a paso

Ahora que ya conoces todos los factores que influyen en una nómina, vamos a ver cómo crear cada una de las partes que componen una nómina paso a paso.

Paso 1: Encabezado

En el encabezado de una nómina se deberán de introducir los siguientes datos:

• Datos personales del trabajador: Nombre completo, DNI, antigüedad en la empresa, grupo de cotización, etc.
   
• Datos de la empresa: nombre legal, domicilio fiscal, CIF, etc.
   
• Periodo de liquidación: Fecha de inicio, fecha de fin y total de días trabajados.
   

Paso 2: Devengos

En el apartado de devengos hay que introducir el salario bruto del trabajador antes de cualquier deducción e incluyendo todos los conceptos salariales que corresponden al trabajador, como por ejemplo:

• Salario base.
   
• Complementos salariales.
   
• Horas extra u horas complementarias.
   
• Pagas extra.
   
• Percepciones no salariales (indemnizaciones por traslados, dietas, gastos de kilometraje, etc.)-
   

Paso 3: Deducciones

En este apartado hay que introducir todas las cantidades que se van a descontar de los devengos y los conceptos de cada uno. Las deducciones de una nómina estándar son las siguientes:

• Pago del IRPF.
   
• Contribuciones a la Seguridad Social (jubilaciones, bajas, formación, etc.).
   
• Anticipos de la nómina.
   
• Otras deducciones (préstamos, cuotas, etc.).
   

Paso 4: Pie de nómina

El pie de nómina es el último apartado de la nómina y deben añadirse los importes de cotización del empleado y de la compañía. Además, en este apartado hay que incluir la firma y el sello del empleador antes de entregarla al trabajador.

En definitiva, hacer una nómina no tiene por qué ser difícil cuando se conocen todos los datos que hay que añadir y las pautas legales que hay que seguir. Aun así, cometer un error es más frecuente de lo que creemos, por lo que contar con un programa de nóminas puede ayudarte a generar nóminas de forma fácil y sin errores.