La gestión empresarial en las PYMEs está experimentando grandes cambios. Las pequeñas y medianas empresas se están acostumbrando a la comodidad y facilidad de las nuevas herramientas de gestión, que permiten generar facturas o llevar la gestión de inventario de manera mucho más sencilla que a través de una hoja de Excel.

A través de los ERP para microempresas, los pequeños negocios pueden ahorrar tiempo en tareas manuales y evitar errores. También pueden optimizar sus costes, gracias a las herramientas de análisis de datos, que les permiten evaluar sus necesidades y tomar mejores decisiones.

¿Qué limitaciones presentan las hojas de cálculo en la gestión empresarial actual?

Las hojas de cálculo no permiten automatizar procesos fácilmente. Aunque existen macros y fórmulas, son herramientas que tienden a trabajar de forma aislada, lo que no facilita la integración de procesos y da lugar a errores humanos.

Por lo general, están ubicadas de forma distribuida en los sistemas informáticos de la empresa, lo que tampoco permite que se actualicen en tiempo real, salvo que se utilicen herramientas de alojamiento en la nube.

Con todo, las hojas de cálculo no permiten rellenar automáticamente un modelo de Hacienda, o llevar la gestión contable de manera automática, o crear y programar facturas, conectar con la tienda online, o generar informes complejos, como sí lo hace un software ERP.

¿Por qué muchas pymes siguen gestionando su negocio con hojas de cálculo?

Las hojas de cálculo destacan sobre todo por su popularidad y facilidad de uso, lo que ha llevado a que se utilicen de manera habitual en muchas empresas.

También existe una cierta resistencia al cambio, fruto del desconocimiento de las nuevas herramientas de software, que permiten hacer más y mejor en menos tiempo.

Pero esta realidad está cambiando. Cada vez más organizaciones utilizan herramientas de software gracias al auge de los servicios en la nube y la facilidad para contratar un sistema ERP flexible y adaptado a las micropymes.

¿Qué ventajas ofrece un ERP frente a las hojas de cálculo?

El debate ERP vs. hojas de cálculo empieza a estar zanjado. Porque las empresas, incluso aquellas que tienen cierta resistencia al cambio, se están viendo obligadas a abordar su transformación digital, en parte debido a los cambios legislativos.

Dicho esto, hay varios beneficios que las pequeñas y medianas empresas podrían obtener, más allá de que la digitalización se vea impulsada por la legislación.

Automatización de tareas clave

Tareas como rellenar los modelos tributarios automáticamente, o llevar la gestión de inventario, suelen ser largas, tediosas y complejas. Llevan tiempo y es fácil cometer errores. estas tareas pueden automatizarse con un ERP.

Reducción de errores

Es muy fácil cometer fallos cuando se realizan las tareas a través de una hoja de Excel. Basta que pongas una fórmula mal para que toda una columna esté mal calculada. Si no te fijas en ese detalle, el riesgo puede ser alto si luego lo aplicas en los modelos tributarios.

Informes en tiempo real

Una pequeña empresa necesita generar informes en tiempo real para poder visualizar sus datos de ventas, compras o cualquier otro elemento que sea útil para la toma de decisiones. Por desgracia, cuando se trabaja con hojas de cálculo, esto no está automatizado, y requiere mucho tiempo mantener las hojas actualizadas.

Mejora en la atención al cliente

Las empresas que trabajan con hojas de cálculo no suelen ofrecer una buena atención al cliente. Piensa, sin ir más lejos, en aquellos que tienen una tienda online, completamente separada de su inventario. Los precios podrían estar desactualizados, tal vez estés vendiendo productos que ya hayas descatalogado…

Todo esto genera descontento en el cliente. Con un ERP, puedes tenerlo todo sincronizado. No puedes actualizar tu base de datos de tu eCommerce cada minuto. Lo ideal sería que se hiciese automáticamente.

¿Qué tipo de ERP es el más adecuado para una pyme?

No necesitas grandes programas informáticos para automatizar tus procesos de negocio. Basta con un ERP para microempresas, que pueda cumplir funciones clave como ventas, compras, gestión de almacén e inventario, conexión con tienda online, gestión de Recursos Humanos, contabilidad. Una solución que satisfaga todas tus necesidades de gestión.

Un punto esencial es que sea una herramienta personalizable, flexible y completa, y que te aporte la escalabilidad necesaria para que evolucione a la par con tu negocio. Desde esta perspectiva, tienes la base para asegurar una gestión eficiente.