De vez en cuando, aparece en prensa una noticia en la que las autoridades han procedido al desalojo de los enseres acumulados por una persona que sufre síndrome de Diógenes. La persona en cuestión, pobrecita ella (y sus vecinos), ha ido acumulando kilos, toneladas incluso, de enseres sin más objeto que el de acumular polvo, y tal ha sido la situación de insalubridad creada en su hogar que, orden judicial mediante, entran personas embutidas en monos blancos y arramblan con el afán del enfermo.

Lo cierto es que cualquier objeto valioso, sometido a la entropía que gobierna nuestras vidas, termina convertido en trasto sin uso. Un coche enrobinado en un desguace, en su día, estuvo a la venta en un concesionario, y su primer dueño hizo una gran fiesta cuando lo condujo por primera vez, y lo enseñó a su familia y amigos con orgullo, y si ese primer día el coche hubiera sufrido alguna de las magulladuras como las que, años después, luciría en el desguace, en casa del dueño se habría dado el ayuno, el quebranto y la consternación.

Todo esto lo pienso yo cuando visito el archivo de una empresa, repleto de carpetas, a-zetas, resmas de albaranes y kilos de facturas. Repaso las fechas de las facturas y pienso en los afanes del día en que se emitieron, lo importante que fueron aquellos papeles con sus bonitos atributos: la base, el tipo, la cuota y su total a pagar, y lo insignificantes que lucen apiladas en un cuarto oscuro, esperando que llegue el momento de ser dadas al reciclado, salvemos el planeta, por favor. Porque, ¿cuánto tiempo hemos de conservar las facturas? ¿cuál es el momento en que los documentos mercantiles se convierten en carne de Diógenes?

Una primera aproximación nos la daría el artículo 30 del Código de Comercio el cual, con su decadente aire decimonónico nos dice que <<Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales>>

Si hacemos caso a este artículo, ya han pasado seis años desde el 31 de diciembre de 2019, por lo que podríamos deshacernos de los documentos fechados aquella nochevieja, ¿se acuerdan?, en la que todos brindamos deseando un feliz y próspero año 2020, maldito sea su nombre.

El artículo del Código de Comercio, sin embargo, se cubre las espaldas indicando que es posible que haya otras disposiciones que manden un período distinto. En al ámbito tributario, el artículo 66 y siguientes de la Ley General Tributaria establecen un plazo general de prescripción de cuatro años desde el momento en que vence el plazo para presentar la autoliquidación de un impuesto por lo que, en el Impuesto sobre Sociedades, por ejemplo, el pasado 25 de julio prescribió el año 2020, maldito sea su nombre, otra vez.

No obstante, existen otros plazos tributarios que pueden alargar la obligación de mantener a disposición de la Agencia Tributaria, alabado sea su nombre, determinada documentación. De ello nos habla la Resolución del Tribunal Económico Administrativo Central 7028_22, publicada el pasado mes de mayo, en la que se repasan los distintos plazos de conservación de documentos para el contribuyente.

Como he comentado, existe un plazo general de cuatro años, pasado los cuales las autoridades fiscales no pueden comprobar ni investigar las obligaciones tributarias vencidas, lo que haría innecesario conservar los documentos de dichos ejercicios (teniendo en mente el plazo de seis años general del Código de Comercio). Sin embargo, este plazo de cuatro años sube a diez si estamos compensando pérdidas de ejercicios anteriores, o arrastramos deducciones pendientes de aplicar.

Aunque los ejercicios fiscales con más de cuatro años, pero menos de diez, no pueden inspeccionarse, pues están prescritos, si el contribuyente quiere arrogarse un crédito fiscal que provenga de dichos ejercicios, una pérdida, una deducción arrastrada desde entonces, la Agencia Tributaria puede pedir que se acredite la realidad de dicho crédito mediante la exhibición de los documentos justificativos que lo construyen, como son las facturas. Si el contribuyente ha tirado a la basura las facturas de dicho ejercicio, que sepa que a la basura habrá ido también su crédito fiscal.

En caso de que el crédito fiscal tenga ya más de diez años, y nos haya hecho incluso la primera comunión, tampoco puede el contribuyente pensar que la Administración no tiene derecho a pedir documentación para aceptar la aplicabilidad de dicho crédito. En tal caso, nos recuerda el TEAC, debemos probar la existencia del mismo mediante la exhibición de la autoliquidación del año en que se generó, junto con la prueba de que contabilidad y estados financieros están correctamente pasados por el Registro Mercantil.

Por tanto, si tenemos una base imponible negativa de 2009, cuando Zapatero nos hablaba de brotes verdes y del Plan E, seguro que se acuerdan, y andamos penosamente arrastrándola desde entonces por falta de cuota, la aplicabilidad de la misma pasa por enseñar a la Agencia Tributaria el vetusto modelo 200. Aunque, en su momento, lo presentamos telemáticamente a la propia Agencia Tributaria, hay que volverlo a exhibir, esta vez en papel, salvemos el planeta, por favor. Por otra parte, hay que desempolvar los papeles en los que consta la legalización de la contabilidad y el depósito de cuentas en el Registro Mercantil llevado a cabo en el glorioso verano de 2010, cuando el pulpo Paul, alabado sea su nombre (esta vez sí), vaticinó la victoria de España en el Mundial de Sudáfrica. Efectivamente, ese triste resguardo del Registro Mercantil que archivamos la mañana del 12 de julio de 2010, con el gol de Iniesta en la retina, que pasó archivado la victoria de Mariano Rajoy, la moción de censura a Mariano Rajoy, Rusia organizando un mundial, el primer estado de alarma, el segundo estado de alarma, Rusia atacando a Ucrania, el gol de Oyarzábal frente a Inglaterra, ese pequeñito pedazo de papel en un rincón del archivo, es el requisito sine qua non para poder aplicar el crédito fiscal que se generó en el ejercicio 2009, sépanlo ustedes.