Siempre que una empresa realiza una venta de mercancías, presta un servicio o realiza unos trabajos y pacta con su cliente un aplazamiento en el pago de las facturas objeto de las transacciones realizadas, aparece un derecho de crédito para el vendedor, y por analogía, una obligación de pago para el comprador.

En lo referente a la instrumentación de las operaciones, lo ideal sería disponer siempre de un contrato que regulara las condiciones generales y particulares negociadas entre vendedor y comprador, un pedido del comprador, un documento de entrega de las mercancías o prestación del servicio o trabajos realizados firmado y sellado, la copia de la carta de porte del transportista en su caso y un documento de pago recibido del comprador. Pero si nos trasladamos a la realidad, y por ende a la práctica diaria en la mayoría de las empresas, son pocas las que cumplen completamente este sistema teórico de instrumentación documental de las operaciones comerciales, existiendo muchas otras características. En función de la organización administrativa, del sector al que pertenecen, o de los usos y costumbres, muchas veces no se firma un contrato, ni existen documentos físicos de pago como cheques o pagarés y el comprador paga mediante transferencia, recibo domiciliado, crédito documentario, factoring, confirming, o alguna otra modalidad. También se suele dar el caso de que los pedidos en ocasiones son telefónicos y no quedan documentados, y además de esto, existen distintos sistemas probatorios de las transacciones realizadas como pueden ser los albaranes, certificaciones, partes de prestación de servicio, partes de trabajo, notas de carga, documentos de entrega en consignación, cartas de porte, órdenes de carga, conocimientos de embarque, factura-albarán, etc. Si la venta se realiza al exterior cabe la posibilidad de establecer un INCOTERM en el contrato de exportación para precisar el momento de la entrega además de otros términos y obligaciones.

Si bien es cierto que existen muchas formas de trabajar y de documentar las operaciones comerciales, algunas reguladas y otras no, es importante tener en cuenta que para poder ostentar un derecho de crédito con garantías, sobre todo en defecto de contrato firmado entre las partes, es fundamental tener la capacidad de justificar la entrega de la mercancía o la prestación del trabajo o servicio al cliente según se establece en la legislación vigente. El crédito debe ser cierto, líquido y exigible, y nace en el momento de la entrega o prestación.

Por lo tanto, los documentos que normalmente justifican este hecho, relacionados los más comunes anteriormente, deberían ir siempre bien detallados y cumplimentados, firmados y sellados y a ser posible con el firmante identificado con su número de DNI, porque un simple garabato sin más podría ser insuficiente sin el acompañamiento de otra documentación acreditativa en caso de impugnación del crédito por el comprador. Esto sería especialmente importante en defecto de contrato o pedido y crucial en caso de problemas sobrevenidos o impago por parte del cliente. Si no podemos justificar bien la existencia de la operación comercial, o el presunto comprador impugnara el crédito alegando que no ha recibido la mercancía, no se le ha prestado el servicio o realizado los trabajos acordados, nos encontraríamos con un problema, que podría acabar en los tribunales, con la operación insuficientemente documentada en perjuicio de nuestro derecho.

En conclusión, en los departamentos de administración de las empresas se debería tener siempre muy en cuenta la importancia de la justificación del nacimiento del crédito en las operaciones comerciales, estableciendo instrucciones claras a seguir por el personal en plantilla, los agentes, distribuidores y transportistas, respecto a la correcta cumplimentación del documento  utilizado para este fin, para conseguir una eficaz trazabilidad instrumental de todas las ventas con pago aplazado.