El Departamento de Administración no es un ‘mal necesario’, muy al contrario, representa para toda empresa, entidad u organización un ‘bien prioritario’, que debemos cuidar y potenciar, ya que es ahí donde confluye, en forma de números, toda nuestra actividad, desde la primera compra o gasto, hasta la última venta y cobro de nuestras facturas, resultando de la diferencia entre ambas el beneficio o pérdida de nuestro negocio.

Todos conocemos las funciones básicas de este departamento, a través de las cuales cumple con las obligaciones legales que toda empresa tiene en materia de contabilidad, impuestos, seguridad social, etc. Evidentemente, en este apartado no podemos reclamar una gran aportación de valor añadido, aunque si debemos ser conscientes que una aplicación rigurosa de los preceptos que regulan esos campos, nos ofrece seguridad e incluso algún que otro beneficio al aprovechar aquellas posibles deducciones fiscales o sociales a las que nuestra empresa pueda tener derecho.

No obstante, no es ahí donde se encuentra el verdadero potencial que este departamento tiene para aportarnos un valor significativo a nuestro negocio, sino en la capacidad que posee o debe adquirir para estructurar y desarrollar métricas fiables y oportunas de nuestra actividad (Cuadros de Mando). Si bien esto, en empresas de cierta dimensión y volumen, suele ser responsabilidad del Área de Control de Gestión, en la gran mayoría de empresas (pymes), estas funciones se integran en Administración, por tanto es en esta cuestión en la que debemos priorizar y otorgarle la mayor atención y apoyo posible, pues son enormes los beneficios que podemos obtener de un correcto entendimiento del negocio y un ajustado diseño de la contabilidad de costes e incremento de su capacidad analítica, y para esto, es fundamental hacer a este departamento participe de la marcha del negocio, como normalmente se hace con el resto (comercial, producción, logística, etc.), compartir la información,  y no creer que, desde su aislamiento, será capaz de acertar en la configuración necesaria, y mucho menos materializar los altos beneficios que podemos lograr de la correcta implantación y desarrollo de un ajustado y eficiente control de gestión.

Debemos pensar en el enorme coste de oportunidad que acarrea carecer de datos fiables, relevantes y oportunos sobre nuestra actividad, y el riesgo    que conlleva que nuestra competencia si cuente con esa información, de hecho tenemos muchos y muy buenos ejemplos de empresarios que, para expandir su negocio y sacarle la mayor rentabilidad posible, han querido apoyarse en la vigilancia y control de las variables clave (precio de venta, costes, márgenes, rotación de existencias, periodos de cobro, etc.) y han  decidido crear un departamento de ‘Superadministración’, que sea capaz de controlarlo absolutamente todo y que le ayude a desarrollar cada día más y mejor su negocio.