Vamos a ponernos en situación. Nos encontramos, por ejemplo, ante la inauguración de nuestra nueva sede central. Un hito fundamental para nuestra empresa, en la que hemos realizado una importante inversión. Su puesta en marcha nos va a permitir aumentar nuestra capacidad de producción, viene asociada a un crecimiento de la plantilla y de la exportación. Todo son buenas noticias que queremos compartir con la sociedad y, para ello, vamos a organizar un acto institucional con la participación de autoridades, agentes sociales y medios de comunicación.

Tenemos claro que habrá un recorrido por las instalaciones, discursos, un cóctel, ¿qué puede fallar? Las confirmaciones de asistencia van muy bien, nos van a acompañar representantes de la administración local y regional, presidentes de organizaciones empresariales y sectoriales o nuestros clientes más relevantes. ¡Va a ser un éxito!

Entonces, alguien pregunta, ¿los discursos se hacen antes o después del recorrido? Empiezan las dudas. De ahí, van saliendo otras cuestiones, ¿quiénes hablan y en qué orden? Si ya he llenado la primera fila, ¿a quién cambio para que se siente el alcalde que acaba de confirmar? El director general que viene en representación del consejero autonómico, ¿dónde se sienta? ¿No sería mejor todos de pie? ¿Estas banderas están bien colocadas? ¿Habéis avisado a los periodistas?

Hacerse estas y otras preguntas es normal y contar con una agencia de publicidad especializada en comunicación puede ayudar a encontrar las respuestas adecuadas a través de cinco claves fundamentales:

1.    Lo primero, el objetivo: la primera de todas las preguntas que hay que plantearse es qué queremos conseguir realmente con el evento. Esa respuesta nos ayudará a encontrar todas las demás.

2.    Aplica las normas: ubicar a las diferentes personalidades e invitados es una cuestión muy relevante. Existe normativa sobre la materia que debemos aplicar adecuadamente. Un error puede provocar tensiones que conviene evitar.

3.    El orden es importante: no solo el lugar es importante, definir quién tiene un protagonismo especial en nuestro evento y en qué orden (por ejemplo, participando en los discursos) es otro aspecto cuidar. Sobre todo, teniendo en cuenta que desde fuera puede ser que recibamos indicaciones contradictorias.

4.    Los periodistas como aliados: para que nuestro mensaje se difunda lo máximo posible, hay tener en cuenta las necesidades de los periodistas y conocer sus formas de trabajo para facilitar su labor.

5.    Cuida los detalles: siempre debemos dedicar tiempo a pensar en los detalles. Cuestiones a priori pequeñas pueden convertirse en errores relevantes que cambien completamente la percepción de los asistentes.

Nacho Domínguez, Gabinete de Comunicación