Los viajes de negocios son de suma importancia cuando la empresa tiene como objetivo expandirse a otros mercados y establecer nuevas alianzas. Para ello, es necesario el envío de representantes a diferentes latitudes, ya sea a nivel nacional o internacional. Cuando esto ocurre se deben coordinar diversos aspectos para que el viaje logre cumplir los objetivos planteados. Entre los elementos más relevantes a tener en cuenta, se encuentra la gestión de los gastos de viaje.

De la mano de la marca Diners Club Spain se puede contar con una cuenta de viajes empresariales, Travel Account, una tarjeta de crédito sin emisión de plástico que es gestionada por la agencia de viajes de la empresa. Con ella resulta mucho más sencillo llevar la cuenta de gastos de viajes empresariales, poder gestionar información útil, así como contar con la cobertura de seguros de accidentes y asistencia de viajes.

Pero, ¿qué ventajas tiene disponer de una cuenta de viajes? Para empezar, es una solución óptima a la hora de pagar todos los gastos asociados, sin necesidad de emisión de plástico y sin tener que dar una tarjeta, como tal, a ningún empleado. Así, las cuentas siempre están claras y son más fáciles de controlar. La Travel Account proporciona un seguro de accidentes y otro de asistencia en viaje, para que en todo momento el empleado pueda viajar tranquilo. A esto se le puede sumar una app con la que los viajeros de empresas puedan obtener información relevante y útil desde su teléfono móvil, como la app DOW de Diners Club Spain.

Un viaje de negocios bien aprovechado
De esta manera, los Travel Manager pueden estar seguros de que la persona que se encargue de representar a la empresa cuente con las herramientas que necesite y, además, desde la compañía se podrá tener un control eficiente de los gastos. Pero sacar el máximo provecho a un viaje de negocios va mucho más allá y éstas son algunas de las premisas que se pueden tener en cuenta:

•    Medio de transporte. Tiene que haber un equilibrio entre lo que resulte económico y práctico. Sobre todo hay que pensar que, durante el mismo trayecto, en algunas ocasiones la empresa puede realizar diversas gestiones o visitar a diferentes clientes y, de esta manera, aprovechar mejor el viaje. Por esto, aunque de primeras sólo se vea el coste del billete, este punto también se debe tener en cuenta.

•    Alojamiento. Más allá de intentar realizar la reserva con antelación, lo que hay que tener en cuenta es adónde se tendrá que dirigir el empleado cada día durante el tiempo que dure la estancia. Un hospedaje de mayor precio que resulte esté cerca del lugar de trabajo o de las reuniones que no conlleve gastos extra de desplazamiento, puede salir más rentable. Además, de esta manera también se evita una pérdida de tiempo en desplazamientos.

•    Agenda. Sólo si se está bien organizado se podrá sacar el máximo provecho de un viaje de negocios, y este es su principal objetivo. Todas las reuniones han de estar concertadas de antemano. Por otro lado, también es fundamental dejar margen de maniobra ante imprevistos que puedan ocurrir durante el viaje y los respectivos desplazamientos.

Por supuesto, todo lo anterior habrá que adaptarlo a los diferentes tipos de viajeros empresariales que existen. No es lo mismo desplazar y alojar a un empleado que viaja a todo lujo que a uno que tiene la agenda llena de actividades de trabajo y ocio. Para los viajeros digitales, que transmiten cada minuto de su trabajo en las redes sociales, es imprescindible contar con acceso a Wi-fi las 24 horas al día. Mientras, la empresa también se puede ajustar a las necesidades de empleados que quieran combinar el ocio con el trabajo, sobre todo teniendo en cuenta que este tipo de viajero es el más frecuente en España.