A consecuencia de la publicación anterior sobre porqué se ha de asistir a las reuniones, he redactado en este post una serie de normas extraídas de mi metodología de reuniones ágiles HUDDLE®, para ayudarte a crear una adecuada disciplina de reuniones en tu empresa. La última quizá no te guste, pero es la cruda realidad:  

1.    Si te convocan a una reunión es tu responsabilidad asistir.

2.    Antes de declinar la convocatoria a una reunión con personas de mayor rango jerárquico o proveedores, infórmate con tu superior de si dispones de esta opción.

3.    Si rechazas la invitación a una reunión, es tu responsabilidad argumentar los motivos para seguir manteniendo un clima de confianza.

4.    Si aceptas la invitación a una reunión, es tu responsabilidad acudir, así como informar con tiempo sobre cualquier cambio.

5.    Si aceptaste acudir a una reunión y llegarás tarde, es tu responsabilidad avisar con antelación e informar del motivo a tu superior y a quien convoca.

6.    Si aceptaste y no acudes, es tu responsabilidad avisar con antelación e informar del motivo a tu superior y a quien convoca.

7.    A las reuniones solo pueden acudir los convocados y nadie más, salvo que quien convoque, considere lo contrario: en tal caso serás avisado. Si eres tú quien convoca, tendrás que avisar al resto de los cambios que aportes.

8.    Quien convoca, o en su defecto la persona con mayor cargo jerárquico entre los convocados, serán los únicos que podrán elegir a los invitados y formalizar su invitación.

9.    Las reuniones de briefing periódicas, por defecto, siempre han de ser a la misma hora y día, salvo que quien convoque  cambie la hora y el día.

10.    Todo cambio de horario, de personas convocadas, de lugar, u orden del día, que un asistente desee proponer, tendrá que consensuarlo previamente con quien convoca, o en su defecto con la persona de mayor rango jerárquico entre los convocados.

11.     Ante la falta de consenso sobre horario, personas a convocar,  lugar, u orden del día, es quien convoca o la persona de mayor rango jerárquico quien decide: la agenda de los mandos prima siempre sobre la de otros convocados y no lo contrario.

12.     Es tu responsabilidad planificarte y organizar el trabajo tuyo y de tus colaboradores para acudir: una falta de asistencia por motivos no excepcionales, se entiende como una falta de profesionalidad, de responsabilidad y actitud.

13.    Es responsabilidad tuya adaptarte y aceptar los criterios y condiciones del equipo de asistentes, y no los demás quienes han de adaptarse a tus necesidades.

14.    Si no estás de acuerdo con algún criterio de la convocatoria, comunícalo con tiempo al organizador de la reunión.

15.    Si crees que es legítimo que los demás te esperen para iniciar una reunión, o que la reunión cambie de hora al último momento porque tienes cosas más importantes que terminar, piensa en si esa mayor importancia que le das a tu trabajo no es una forma de enmascarar tu incompetencia por no haberte planificado adecuadamente respecto a los otros asistentes.  

16.    Cada minuto de espera necesaria para iniciar una reunión debido tu retraso, supone una pérdida de eficiencia que se calcula multiplicando los minutos de espera por el número de asistentes: por ejemplo, el retraso de 10’ de una persona a una reunión de 6 personas, supone la pérdida total de 60’ de trabajo, con respectivos costes laborales y retrasos de entregas.

17.    La próxima vez que piensas que no pasa nada porque los demás te esperen, o que la reunión tenga que atrasarse porque tienes cosas más importantes que terminar, trata de calcular los costes que estás generando con tu decisión y de si realmente merece la pena hacerle perder ese tiempo a los compañeros y ese dinero a la empresa.

@robcrobu