“Los departamentos administrativos también deben ser productivos”. Esta es la idea que sobrevoló durante el evento organizado por Gispert Business (Santiago Llorente) sobre transformación digital. Patrocinado por Toshiba, DocuWare y Validated ID, cinco empresas y entidades de la Región expusieron sus casos de éxito tras la transformación digital de sus diferentes departamentos, especialmente el de administración.

Juan José Paredes, de la murciana La Casa del Pintor, comenzó las intervenciones haciendo un apunte de lo que es esta empresa en cuanto a volumen de ‘papel’: más de 18.000 albaranes al año, más tres mil clientes y medio centenar de trabajadores; con todas la carga de trabajo que eso supone, desde la elaboración y archivo de los albaranes, la gestión de facturas o la generación de nóminas en las doce tiendas que el grupo mantiene en la Región de Murcia, Alicante y Albacete. “El ahorro en el tiempo es dinero”, aseveró tras reconocer que a los propios trabajadores de la empresa les había “costado” asumir una nueva forma de hacer las cosas. “Hoy están encantados”, aseveró, una vez que el funcionamiento es más ágil e intuitivo y con poco margen al error humano.

Una entidad como el CAERM, Consejo de Agricultura Ecológica de la Región de Murcia, también tiene digitalizado su funcionamiento. Se trata de los expedientes de más de 5.200 agricultores que generan cientos de miles de documentos en certificaciones. De nuevo, el ahorro de tiempo en la administración de los mismos es la principal ventaja del salto digital. 

Pedro José Pérez Saura, director técnico del CAERM, comentó que en este consejo solo hay cuatro personas en la administración, cuando en comunidades con un similar volumen de trabajo cuentan con una veintena de empleados para gestionar la misma cantidad de documentos. 

En este caso no es solo la administración la que está digitalizada, también la labor que desarrollan los agentes de campo con la firma digital. Una rúbrica en una tablet o en un teléfono móvil permite notificaciones al instante con el consiguiente ahorro en tiempo y en papel que supone.

Las empresas agrícolas representan en la Región aproximadamente el 1% de la actividad empresarial (en torno a un millar); número al que debe sumarse los miles de agricultores autónomos que explotan sus fincas propias o alquiladas. Este ha sido tradicionalmente un sector poco dado a los avances tecnológicos en TIC. Sin embargo, su forma de proceder está cambiando y un ejemplo de ello es Sol y Tierra (Soltir), una empresa comercializadora con dos centenares de socios. Albaranes, facturas y nóminas en papel han pasado de ser el principal problema a una simple anécdota.

Ángel García Izquierdo, gerente de Soltir, tiene claro que lo primero que tuvieron que hacer es concienciar a socios y trabajadores en la necesidad de digitalizar procesos en un sistema que ofrece la máxima seguridad y es compatible con la incorporación de nuevos módulos que permitan añadir procesos para crecer.

Antonio Sola Roca es el jefe de la sección de Informática del Instituto Murciano de Acción Social (IMAS), un organismo que genera y recibe más de ocho millones de documentos al año. Su gestión manual por parte de los aproximadamente 350 trabajadores del Instituto ya es historia. Cerca de 30 millones de documentos ya están digitalizados y en gran parte integrados con el resto de servicios de la Comunidad Autónoma.

El IMAS presta servicio a mayores y dependientes en residencias, responde a los bonos sociales, atiende las pensiones no contributivas y el pago de la renta básica… Ello supone aproximadamente un millón de expedientes ‘vivos’. Aún así, lamenta que determinadas instituciones públicas como la Justicia aún se resistan a las firmas biométricas y reclamen documentos en papel.

Por último, fue Antonio Santiago, jefe de Recepción y Reservas del hotel Los Habaneros (Cartagena), quien, al igual que los compañeros en la mesa del evento, elogió el ahorro que les ha supuesto dar entrada en su establecimiento a la gestión digital. “Lo digital, ahora, es un compañero más”, afirmó.

Puede acceder al vídeo íntegro del evento.